Dans le cadre de la loi sur la transition numérique, les professionnels sont obligés de recourir à une digitalisation de leurs documents d’entreprise et cela concerne également leurs archives papier. Ces documents contiennent, pour beaucoup d’entre eux, des données importantes, sensibles, voire confidentielles. Comment faire pour les supprimer et où ? C’est ce que nous voyons dans cet article.
Archives professionnelles : où les faire détruire (et quelle alternative) ?
La suppression des archives et des documents professionnels de manière générale présente plusieurs enjeux d’importance.
Le premier étant que pour pouvoir détruire un document, il faut être certain qu’il n’a plus de valeur probatoire ou encore qu’il ne peut plus avoir d’intérêt pour la structure d’une quelconque manière.
Cela suppose qu’il faut être en capacité de reconnaitre les différentes natures de documents, afin de les trier et de supprimer ce qui peut l’être. Cette étape s’appelle le récolement et généralement, une entreprise n’a pas le temps de s’en charger. A moins d’être un grand groupe et de pouvoir embaucher une personne dédiée, les TPE et les PME, par exemple, n’ont pas les moyens de le faire.
Certaines enquêtes démontrent que 14% des archives d’entreprises sont détruites alors qu’elles présentaient encore un intérêt et pouvaient servir de preuve en cas de litige. Les salariés en quête des informations qu’elles contiennent peuvent perdre ainsi un temps considérable (sur leur temps productif, bien entendu).
Pourquoi détruire ses archives d’entreprises en toute sécurité ?
Impossible en outre de détruire des documents ayant une valeur probatoire, avant de les avoir numérisés. Cela demande là encore du temps mais aussi de l’argent car il faut parfois investir dans des machines perfectionnées pour réussir à lire des inscriptions à demi-effacées par le soleil, la poussière et autres interventions de rongeurs.
Autre gageure : s’assurer que les documents qui peuvent être détruits vont l’être de manière définitive. En les mettant dans des contenants pour papier il est facile de les récupérer et certaines personnes trouvent ainsi le moyen d’obtenir gratuitement des données sensibles sur l’entreprise mais aussi sur les clients et les fournisseurs ; ce que les dispositions du RGPD entendent supprimer quand les informations et les données sont numérisées. Il ne faudrait pas que l’entreprise présente des failles par le biais de ses archives papier.
Des entreprises spécialisées dans l’archivage peuvent se charger de solutionner ce problème épineux. Grâce à un audit préalable, elles déterminent avec le chef d’entreprise les besoins de sa structure. Si les archives sont soigneusement classées, elles se chargeront de leur récolement, avant de les numériser et ensuite détruire de manière définitive les documents inutiles sous format papier.
Dans le cas contraire, elles proposeront différentes politiques d’archivage et l’entrepreneur devra choisir celle qui lui semble la plus adaptée.
Autre prestation que certaines proposent : la gestion et la conservation des documents papier. Pour l’instant, il faut conserver les documents papier et il peut arriver que ce soient eux qu’il faille fournir, même si concrètement un document digitalisé dans les bonnes conditions (ce qui n’a rien d’évident à mettre en place) présente la même valeur aux yeux de la loi. Dans ce cas, ces entreprises emportent les archives papier et les stockent dans d’excellentes conditions de préservation. Il ne faudra pas craindre les départs de feux ou encore les inondations, la présence de rongeurs et d’insectes et les documents seront préservés de la lumière afin que chaque signe, lettre, chiffre soit tout à fait lisibles par un tiers en cas de demande. Là encore, en temps voulu, elles sont récolées, triées et détruites.
En fonction des besoins exprimés, elles fournissent un devis personnalisé allant de la prestation clé en main à la proposition de packs de services.